top of page
  • Zdjęcie autoraPaweł Sołtysik

Od Excela do sztucznej inteligencji. Ewolucja narzędzi HR 



Paweł Sołtysik doświadczony menadżer rozwoju biznesu. Od 15 lat aktywny w IT, branży automotive i przemyśle wysokotechnologicznym. W swojej aktywności zawodowej łączy nowoczesne technologie i zarządzanie. Pracował zarówno z szybko rosnącymi polskimi MSP jak i z wieloma firmami korporacyjnymi z kapitałem zagranicznym. Zaangażowany w projekty innowacyjne i inwestycyjne w firmach. Prywatnie motocyklowy podróżnik i osoba pisząca "do szuflady".


EQ Systems – firma działająca od 1991 roku, wyłączny dystrybutor oprogramowania do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji ASPROVA APS w Europie Środkowej oraz twórca platformy XPRIMER do zarządzania procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie. Dostarcza klientom rozwiązania m.in. z zakresu planowania produkcji, zarządzania pracownikami, logistyką, obiegiem dokumentów oraz Business Intelligence. 




Autentika: Jak dziś wygląda stan narzędzi  HR w polskich firmach? 


Paweł Sołtysik: Mamy taki branżowy żart: jaki jest najpopularniejszy program obsługujący wszystkie potrzeby w firmie? 


Jaki? 


Excel. Tak naprawdę wiele, nawet dużych marek wciąż operuje na Excelu – i to nie tylko w kwestii zarządzania personelem. Wiele firm łączy Excela z różnymi systemami projektowanymi przez software house’y czy agencje. Często spotykamy się z sytuacją, gdzie firma to tak naprawdę kilka czy kilkanaście podmiotów, z których każdy ma własny system do obsługi HR i gdzie brakuje możliwości globalnego zarządzania całą strukturą. 


Czyli potrzebują transformacji cyfrowej. 


Bylibyśmy bardzo zadowoleni, gdyby firmy przychodziły do nas mówiąc, że planują transformację albo są w procesie i uwzględniają nas w tym planie. To się jednak praktycznie nie zdarza.


Transformacja cyfrowa jest trochę jak Yeti: wszyscy o niej słyszeli, nikt nie widział.

Potrzeba optymalizacji procesów HR pojawia się raczej po stronie samego działu HR lub innego działu w strukturze organizacji. I jeśli firma dysponuje odpowiednim budżetem, to za taką potrzebą może pójść cała procedura przetargu czy oficjalnego zamówienia i wyboru narzędzia, w której jesteśmy jedną z opcji. Najczęściej nawiązujemy kontakt z liderem zmiany w organizacji. To osoba, która faktycznie odczuwa potrzebę digitalizacji procesów, jest świadoma konsekwencji, szuka konkretnego rozwiązania i trafia na nas i od takiej osoby rozpoczyna się proces wypracowywania rozwiązania.


Ale, jak dobrze rozumiem, klientów Wam nie brakuje? 


Mamy w naszym portfolio ponad 150 klientów, a z naszego systemu XPRIMER korzysta ponad 60 tys. użytkowników. Działamy od 1991 roku i mamy na pokładzie już ponad 250 pracowników. Oczywiście, nasi klienci przychodzą z różnymi potrzebami. Niekiedy faktycznie nasz system stanowi podstawę do zmian w zarządzaniu firmą. W innych przypadkach jesteśmy integratorem istniejących rozwiązań lub zastępujemy inne oprogramowanie – produkt naszych konkurentów lub program napisany i wdrożony przez software house. 


Jesteście od nich lepsi? 


Naszą przewagą konkurencyjną jest to, że EQ System może być systemem "totalnym", który obsłuży niemal każdy proces w firmie. Jednocześnie wcale nie musi być – i często nie jest – jedynym oprogramowaniem w organizacji, a klient może wybrać z naszej oferty to, czego potrzebuje, jak ze szwedzkiego stołu. I my jesteśmy w stanie zintegrować to z absolutnie każdym zastanym systemem, nawet jeśli nie mamy go jeszcze w portfolio. 


Znamy się na tym, co robimy – pracuje dla nas blisko 180 świetnych programistów o unikatowych kompetencjach. Nasz system nie jest rozwiązaniem budżetowym, ale to inwestycja na lata. Firmy korzystają z niego co najmniej sześć do dziesięciu lat. To oznacza stabilność oraz mocną podstawę do dalszego rozwoju w zakresie IT, a do tego gwarantujemy ciągły serwis, aktualizacje, upgrade’y i rozszerzenia. I to również daje nam przewagę nad rozwiązaniami proponowanymi przez software house’y, gdzie często tego serwisu, a zwłaszcza stabilności rozwiązania, brakuje. 


A jak ten serwis w EQ Systems wygląda? Perspektywa 10 lat to dość dużo, w tym czasie przecież wiele rzeczy może się zmienić – zarówno od strony polityki wewnętrznej firmy, jak i legislacji.


Zmiany dzielimy na, mówiąc prosto, "małe i duże", a bardziej technicznie – na "upgrade’y" i "update’y". Update to zmiana "mała", wynikająca np. ze zmian w prawie, na którą reagujemy na bieżąco, a czasem nawet ją wyprzedzamy. Śledzimy, co się dzieje w Sejmie, czy jakaś ustawa za chwilę nie zostanie przegłosowana, a nasi programiści szykują te zmiany w systemie. Wprowadzamy także oczywiście zmiany w funkcjonalnościach dotyczące tzw. UX-ów, czyli user experience, bo słuchamy podpowiedzi naszych klientów na co dzień używających naszego systemy i to oni pomagają nam go na bieżąco ulepszać. Upgrade to zmiana "duża" – mówiąc inaczej, to kolejna wersja systemu, zaktualizowana o nowe duże funkcjonalności czy moduły. Nasz cykl wydawniczy to 18 miesięcy – wtedy użytkownicy dostają nową wersję całego oprogramowania.


Jesteśmy także w stanie dodać funkcjonalność na życzenie klienta ad hoc, a nawet przekształcić indywidualną potrzebę w upgrade dla wszystkich, który wprowadzimy przy następnym cyklu, jeśli taka potrzeba okazuje się szansą na podniesienie jakości systemu także dla pozostałych klientów.

W jaki sposób komunikujecie te zmiany? I jak w ogóle podchodzicie do kwestii budowania wiedzy o narzędziu – czy odbywa się to w formie szkoleń, czy też budujecie od razu jakąś bazę dla użytkowników? 


Każde wdrożenie wiąże się z przeszkoleniem wybranych pracowników, którzy będą potem szkolić kolejne osoby i szerzyć wiedzę w organizacji. Ważne jest tutaj odpowiednie wytypowanie takich ludzi – to powinny być osoby, które rozumieją technologię, są ważne dla organizacji i będą chciały zagłębić się w system, przeklikać każdą funkcjonalność. 


Poza wyszkoleniem wewnętrznych liderów są także szkolenia grupowe i asysta uruchomieniowa, kiedy jesteśmy dla klienta dostępni w czasie rzeczywistym. Po tym etapie oferujemy usługę helpdesku i infolinii, pakiet godzin serwisowych a także znacznie szersze wsparcie już zależnie od tzw. SLA (service level agreement), na jaki się z klientem umówimy. Co ważne, helpdesk nie polega na tym, że klient dzwoni do osoby, która ma ogólne pojęcie o systemie – dzwoni do kogoś, kto zna to konkretne wdrożenie, kto uczestniczył w tym konkretnym procesie. 


Jak w Waszych systemach wygląda kwestia UX? Czy intuicyjność i łatwość obsługi narzędzia jest ważna? 


Koncentrujemy się na "twardym" UX, który dotyczy bardziej ergonomii, a mniej designu. Możemy pewne elementy dopasować, m.in. paletę kolorów czy umiejscowienie menu, ale najważniejsza jest funkcjonalność.


Zależy nam na tym, by użytkownik w naszym systemie spędzał jak najmniej czasu, konkretną operację wykonywał jak najszybciej, by była ona prosta, intuicyjna, wymagała małej liczby kroków.

Szczególnie, jeśli są to operacje powiązane, np. wniosek urlopowy, który ktoś musi zaakceptować. Nasz system działa na zasadzie domina – użytkownik wykonuje jedną czynność, a system "myśli" o wszystkim, na co ta czynność wpływa i sam wykonuje lub podpowiada czy wręcz inicjuje kolejne odpowiednie działania u innych użytkowników zgodnie z flow procesu danej organizacji. 


Czy Wasi klienci dopytują o funkcjonalności AI i czy Wy uwzględniacie je w swoim planie rozwoju?


To bardzo gorący temat na rynku. Sami skorzystaliśmy z unijnego grantu na rozwój AI i mamy już kilka mechanizmów, które działają w oparciu o AI. Dostajemy też zapytania od klientów, na przykład o modelowanie potencjalnych idealnych kandydatów do pracy. 


Sądzę jednak, że to automatyzacja i digitalizacja na razie odgrywają w HR większą rolę niż AI. Automatyzacja jest tym, co pomaga oszczędzić czas, który tracimy na czynności nieprzynoszące wielkiej wartości dodanej, takiej jak układanie grafiku czy ustawianie wypłat wynagrodzeń.

Digitalizację łatwo z kolei zobaczyć na przykładzie e-teczek, gdzie żegnamy się z nieraz ogromnym archiwum, bo przecież akta osobowe każdego pracownika trzeba przechowywać 50 lat, pracownicy rotują a obsługujemy firmy zatrudniające w ludzi tysiącach. A witamy bazę danych w systemie, gdzie jesteśmy w stanie wszystko w kilkanaście, kilkadziesiąt sekund "wyklikać".


Co istotne, dzisiaj systemy HR uwalniają czas nie tylko pracowników kadr, ale wszystkich, którzy odpowiadają za zespoły: szefów zmian, kierowników, menedżerów. Dzięki funkcjom takim jak inteligentne układanie grafiku można ich odciążyć i lepiej wykorzystać ich kompetencje. 


Czyli AI raczej będzie wspomagać procesy niż zastąpi ludzi? 


Zdecydowanie. Sztuczna inteligencja, która zastępuje dział HR, może przeszłaby u jakiegoś bezdusznego kapitalisty, ale nie w Polsce, gdzie mamy przecież ugruntowaną kulturę employer brandingu, CSR i budowania marki pracodawcy. Samowystarczalny system na pewno mógłby powstać, ale rynek go nie przyjmie, bo HR w firmie to znacznie więcej niż tylko administrowanie danymi i suche racjonalne decyzje w zarządzaniu zasobami ludzkimi.


Uważam, że idziemy w inną stronę – na przykład oddawania części kompetencji w zakresie planowania pracy samym pracownikom. Nazywamy to self rosteringiem. Polega to na tym, że pracownik system wygeneruje grafik pracy, dostosowując go do de facto do zajęć prywatnych pracownika a jednocześnie spełniając obowiązki wobec pracodawcy.

Pozwala to przede wszystkim na elastyczne planowanie czasu pracy i dopasowanie do potrzeb życiowych. Jak widać na tym przykładzie sztuczna inteligencja czy w ogóle systemy IT wciąż pozostają narzędziem i raczej budują nasz komfort niż zagrażają naszej pozycji.


Może Pan podać przykład? 


Przyjmijmy, że dojeżdża Pani do pracy razem z koleżanką jednym samochodem. Macie dzieci w tym samym przedszkolu i odbieracie je w poniedziałki, środy i piątki, a we wtorki i czwartki odbierają je Wasi mężowie, którzy również pracują w tej samej firmie. Ale oni jeszcze jeżdżą do pracy z trzema innymi kolegami. 


Gdyby złożyła pani prośbę do osoby układającej grafik o uwzględnienie takiej konstelacji, to ta osoba dostałaby szału. A takich próśb ma na przykład 50, albo i więcej. 


Dzięki wdrożeniu self rosteringu, może Pani wrzucić swoje prośby do systemu, który je po prostu przyjmie i przemieli, dodatkowo uwzględniając normy wynikające z czasu pracy, przerw i tak dalej. I na koniec pokaże propozycję grafiku komuś, kto musi kliknąć "akceptuj", zaznaczając też ewentualne konflikty czy sprzeczności w tych prośbach. 


Sądzę, że w rozwiniętych organizacjach o ugruntowanej kulturze pracy takie rozwiązanie będą coraz powszechniejsze. To pracownik będzie określał swoją dostępność, niejako "z dołu", a nie szef będzie podejmował decyzje "z góry". 


Czy to ma związek ze zmianą postrzegania "zasobów ludzkich". Że bardziej mówimy już o "ludziach", a nie "zasobach"?


Hasło "firma to ludzie" każdy z nas słyszał pewnie dziesiątki, o ile nie setki razy. Ale ile razy prezesi czy szefowie firm mogą pokazać także twarde dowody na to, że poważnie traktują ludzi – najważniejszy zasób w firmie? 


Wiele firm rozwija się bardzo prężnie, inwestuje w nowe technologie, buduje imponujące siedziby. Ale nowoczesne narzędzia czy programy do zarządzania pracownikami wcale nie są normą. Tymczasem ludzie to dużo trudniejszy zasób niż park maszynowy czy infrastruktura budynków.

To są rzeczy, które można odtworzyć szybko i łatwo, jeśli ma się odpowiednie środki. A zespoły buduje się długo. My jako EQ Systems chcemy być partnerem dla klientów, którzy to rozumieją i dla których słowa "firma to ludzie" nie są wyłącznie hasłem. 


Jeśli mamy firmę produkcyjną zatrudniającą tysiące osób pracujących fizycznie, to dzięki sprawnemu oprogramowaniu do zarządzania produkcją i procesami HR możemy znacznie ułatwić tym pracownikom życie. Sprawny i funkcjonalny system oznacza, że ktoś, kto osiem godzin stoi przy maszynie czy pracuje fizycznie, może szybciej wyjść do domu, odebrać dziecko ze szkoły, znaleźć czas na opiekę nad starzejącym się rodzicem. I zrobi to szybko i sprawnie, bez wielokrotnego proszenia szefa, wycieczek do kadr i obszernych tłumaczeń.  


Sprawne narzędzia to wielka korzyść dla pracownika, ale to także korzyść biznesowa dla pracodawcy. Zadowolony pracownik zostanie w firmie i będzie traktował swoją pracę serio, na czym pracodawca może tylko zyskać – zarówno wizerunkowo, jak i kosztowo. Uważam, że to klucz do sukcesu – traktowanie się serio. Nie tylko tam, gdzie skierowane jest światło reflektorów, ale tam, gdzie realnie mamy do czynienia z ludźmi i ich potrzebami. 

Comments


bottom of page