Daniel Niewiński – od 10 lat prowadzę projekty w najróżniejszych obszarach od marketingu, poprzez działania społeczne po zagadnienia związane z business intelligence, wdrażaniem i rozwojem systemów oraz aplikacji, a także zbieraniem celebrytów do wspólnego nagrania i zaśpiewania piosenki kampanii zachęcającej do badań męskich nowotworów. Mam zmysł analityczny i zamiłowanie do automatyzacji procesów połączone z ogromnymi pokładami relacyjności i artystycznym chaosem. Co powstaje z takiej mieszanki? Coś, co pozwala mi na co dzień pełnić stanowisko Head Of Project Management w Orbitvu.
Prywatnie jestem muzykiem oraz miłośnikiem gier we wszelkiej formie - od odgrywania swojej postaci w klasycznym papierowym RPG, kolekcjonerem i graczem Magic: The Gathering, a ostatnio moją najnowszą rozrywką jest granie z dowolnego miejsca na przenośnej konsoli - PS Vita.
Orbitvu – firma technologiczna specjalizująca się w tworzeniu innowacyjnych systemów fotograficznych, które usprawniają proces tworzenia treści, umożliwiając bezwysiłkowe generowanie wysokiej jakości zdjęć, prezentacji 360° i filmów produktowych. Zautomatyzowane urządzenia Orbitvu są stosowane przez setki firm na całym świecie, odpowiadając na potrzeby branży modowej, jubilerskiej, meblarskiej czy przemysłu motoryzacyjnego.
Autentika: Rozmawiamy dziś o wyborze narzędzi do pracy. Jak podchodzisz do tego procesu? Czy masz jakąś swoją uniwersalną checklistę?
Daniel Niewiński: Jestem z powołania geekiem aplikacji – interesuje mnie więc wszystko. Jednak najbardziej lubię zadawać sobie pytanie, co chciałbym uzyskać z pracy z danym narzędziem. Jaki cel ma ono spełnić? Jak będzie wyglądać praca na nim, zwłaszcza jeśli będę używać go codziennie przez miesiąc czy rok? Zaczynam wtedy kombinować: robię podstawową czynność, a potem myślę o replikacji scenariusza razy sto, pięćset, czy pięć tysięcy. Zastanawiam się, czy to narzędzie będzie skalować się wraz z moimi potrzebami.
Najbardziej odpowiadają mi narzędzia, które są raczej frameworkiem niż zamkniętym scenariuszem – takie, które mogę wykorzystywać w różnorodny sposób.
Przykładowo, używałem kiedyś zwyczajnego "to do lista" jako narzędzia sprzedażowego i takie podejście, odkrywanie możliwości narzędzia, jest dla mnie najcenniejsze.
Oczywiście, tutaj mówię o narzędziach wybieranych dla własnego użytku. W przypadku narzędzi dla całej organizacji ten proces wygląda nieco inaczej, ale jego sedno jest takie samo: co chcemy zobaczyć na końcu, jakie statystyki czy dane uzyskać? Na jakich szczegółach nam zależy? Jest wiele narzędzi, np. do zarządzania projektami, które działają na dużym poziomie ogólności i nie pozwalają "zejść niżej". Nie wszyscy zawsze tego potrzebujemy, ale ja lubię "kopać głębiej". Weźmy aplikacje do trackowania zadań – możemy mieć różne potrzeby co do tego, ile podzadań dodać, a różne narzędzia oferują różne możliwości. Czasem możemy dodać tylko jedno podzadanie, a czasem możliwości są nieograniczone.
Czy według Ciebie nieograniczone możliwości to lepsza opcja? Gdzie leży granica, za którą trzeba zawęzić opcje wyboru dla użytkownika? Wiele narzędzi ma przecież funkcje, z których i tak 90% użytkowników nigdy nie skorzysta.
Myślę, że jednak lubimy mieć opcje – wiedzieć, że jest funkcja, z której możemy skorzystać.I granica tych możliwości powinna być podparta sensownym use case’em – powiedzeniem "słuchajcie, zaprojektowaliśmy to w ten sposób i używamy tego tak i tak". Zawsze znajdą się użytkownicy, którzy będą chcieli zejść poziom niżej. I teraz mamy dwa scenariusze. W pierwszym z nich narzędzie na to nie pozwala, bo jego twórcy pomyśleli, że będzie to już zbyt skomplikowane, że nie da pożądanego efektu. Jeśli to jest podparte analizą, to taka odpowiedź mnie przekonuje. I jeśli pracujemy na prostych projektach składających się z czterech zadań, to jeden czy dwa poziomy wystarczą. Ale jeśli robimy skomplikowane projekty, prowadzimy złożone procesy, to potrzebujemy wielu poziomów i odnóg – dobrze więc mieć elastyczność, robić z zadań podzadania, dzielić je na etapy, fazy, bloki. Przy dużych projektach łatwiej zarządzać małymi częściami, dzielić je np. na interwały tygodniowe.
Czyli elastyczność to dla Ciebie must-have.
Jest na mojej checkliście. Decydujemy się zwykle na użycie narzędzia, kiedy mamy wiele rzeczy do ogarnięcia. Przy kilku zadaniach wystarczy nam kartka i długopis, ale przy kilkuset jest to już trudne. Dlatego też następnym “must-have” jest dla mnie masowa edycja elementów w narzędziu. Chciałbym zobaczyć jednocześnie 500 podpunktów, wyciągnąć z nich dane i wyeksportować w jednym ruchu, a nie być zmuszonym do zrobienia tego ręcznie. W przypadku, gdy oprogramowanie na to nie pozwala i trzeba wszystko robić pojedynczo, cały proces traci sens.
Narzędzie ma ułatwić nam życie – i przynosić korzyść, a nie być tylko wydatkiem czy kosztem. Musi pomagać zespołom i całym organizacjom, inaczej nie ma szansy się obronić.
To istotna kwestia, zwłaszcza w przypadku, kiedy w organizacji pojawia się opór przed nową technologią. Jeśli w nowym narzędziu użytkownik musi dokładać kliknięć i pracy, to jest to strata, a nie zysk.
Dlatego masowa edycja, customizowane filtry, personalizacja, dodanie własnego parametru czy tworzenie własnych kategorii i zarządzanie nimi to cechy, których szukam. Lubię móc skorelować różne parametry, wyciągać z nich dane, generować raporty, które pokażą mi to, co chcę zobaczyć. Nie chcę siedzieć i dłubać raportów samemu, tak jak w Excelu.
Excel to nie jest dobre narzędzie? Wiele organizacji chwali go za to, że spełnia wiele potrzeb.
Excel to świetne narzędzie i są osoby, które są w nim prawdziwymi wymiataczami. To naprawdę imponujące i fascynujące. Excel spełnia bardzo wiele z wymogów, jakie mam w stosunku do narzędzia – umożliwia masową edycję danych, wyciąganie ich, tworzenie własnych pól obliczeń, ale jest też czasochłonny i łatwo w nim coś popsuć.
To, co istotne, to także integracja narzędzia z innymi softami, import i eksport danych, czyli tak naprawdę ograniczanie "klikaniny". Tak jak wspomniałem, jestem narzędziowym nerdem i z ochotą ustawiam sobie różne konfiguracje w systemach, ale jak już przygotuję proces, chcę klikać jak najmniej. Najlepiej więc, jeśli po ustawieniu procesu narzędzie potrafi się zintegrować z innymi, zapewniając płynny przepływ danych.
Czy ważna jest dla Ciebie łatwość i intuicyjność obsługi narzędzia? Czy sądzisz, że narzędzie powinno być tak intuicyjne, że nie wymaga nawet specjalnego szkolenia?
Wygląd i design narzędzia są bardzo ważne, bo sprawiają, że jako użytkownicy ufamy temu narzędziu lub nie. Nawet jeśli jakieś narzędzie jest dla nas nowe i w pierwszym momencie "boli' nas jego używanie, wygląd może pomóc to przełamać, mówiąc "daj mi szansę". Sam ostatnio doświadczyłem sytuacji, gdy ściągnąłem aplikację, która miała mi pomóc, ale nie potrafiłem z niej intuicyjnie korzystać – mimo że mam dużą biegłość w poruszaniu się po narzędziach. Gdy doszedłem do tego, jak ją obsługiwać i zorientowałem się, ile muszę wykonać kroków, to nie potrafiłem sobie wyobrazić, by wprowadzić w narzędzie kogoś innego i jeszcze przekonać go, że aplikacja mu pomoże. Dodatkowo wymagania sprzętowe aplikacji sprawiły, że mój komputer sobie z nią do końca nie poradził.
Zdarzyło mi się również pobrać jakąś aplikację, która miała już mocno archaiczny interfejs, co zdecydowanie mnie odpychało. Uważam, że jeśli korzystamy z narzędzia codziennie, to musi ono spełniać minimalne kryteria UX, tak aby nas nie odrzucało. Tymczasem wciąż dostępne są aplikacje, które wyglądają jak te sprzed dwudziestu lat.
Co sądzisz o wykorzystaniu sztucznej inteligencji w narzędziach? Czy ona faktycznie pomaga użytkownikom w pracy?
Na pewno bardzo pożądane jest automatyzowanie czynności i ograniczanie "klikaniny", o której wspomniałem. Jednak uważam, że ludzka psychika zawsze będzie miała przewagę nad maszyną, choćby w takich sferach jak kreatywność, empatia, doświadczenie emocjonalne. Widzę dwie ścieżki, jakimi może pójść rozwój sztucznej inteligencji. Po pierwsze, może być ona wsparciem dla wyboru odpowiedniego narzędzia – jeśli tylko określimy jasno nasze kryteria, takie jak funkcjonalności i budżet, to AI zaoszczędzi nam mnóstwo pracy przy researchu, zwłaszcza jeśli algorytm będzie już trochę nauczony naszych potrzeb.
To odnosi się zresztą nie tylko do narzędzi do pracy, ale jakichkolwiek zakupów. Jeśli szukamy najlepszej patelni, możemy podać asystentowi AI nasze kryteria, a on wyszuka najlepsze opcje, przedstawiając ich wady i zalety. Po drugie, widzę wielki potencjał zastosowania AI jako wsparcia przy korzystaniu z narzędzi, aby usprawniać procesy i pozbywać się żmudnych, powtarzalnych akcji.
Dzisiaj możemy zajrzeć do instrukcji albo zapytać AI o podpowiedź – ale następny krok to AI faktycznie wykonująca nasze polecenia, AI, której możemy coś "zlecić".
Osobiście chciałbym mieć asystenta AI, który reaguje na moje potrzeby. Przykładowo, opracowuję w narzędziu kilkadziesiąt scenariuszy i dla każdego muszę przygotować osobną automatyzację. To bardzo dużo czasu i bardzo dużo klikania. Więc asystent AI, któremu można zlecić przygotowanie takiego procesu, to byłoby coś. Tak aby można mu powiedzieć "zrób to i to', a on po jakimś czasie informuje, "Cześć Daniel, Twoje 65 automatyzacji jest gotowe!". Przy obecnym tempie życia i pracy podpowiedzi ze strony AI to byłaby funkcja z efektem "wow".
W niektórych przypadkach organizacje chcą budować własne narzędzia pod potrzeby konkretnego procesu, w innych – dopasowują proces do istniejącego narzędzia. Jakie jest Twoje podejście? Budować narzędzia in-house czy kupować gotowe narzędzi z rynku?
Myślę, że ile firm, tyle odpowiedzi na to pytanie. Czasami dopiero próba zastosowania narzędzia prowadzi do myślenia o procesie tak w ogóle i to narzędzie jest triggerem wyzwalającym myślenie o tym, jak wszystko ułożyć. Bywa, że to zmiana na plus, która pozwala ustrukturyzować, ustandaryzować nasze podejście. Ale bywa też tak, że ludzie przez lata przyzwyczajają się do działania w określony sposób i czasami walka z tymi przyzwyczajeniami nie jest warta. Nie chodzi o to przecież, by kogokolwiek do czegokolwiek przymuszać.
Jeśli chodzi o narzędzia budowane in-house kontra gotowe z rynku, to w obu przypadkach widzę plusy i minusy. Przede wszystkim narzędzia z rynku oznaczają, że najpierw trzeba wykonać czasochłonny research, który sam w sobie jest kosztem i obciążeniem. Nie zawsze mamy darmową wersję demo, czasem trzeba spędzić wiele czasu na spotkaniach sprzedażowych, a następnie na wdrożeniu aplikacji. Tutaj często pojawiają się trudności, okazuje się, że nie wszystko da się zintegrować i tak dalej. Więc w takiej sytuacji narzędzia in-house mają przewagę, bo dają większe możliwości personalizacji.
Z drugiej strony, wiele firm żyje mitem o tym, że każdy z ich procesów jest unikatowy, a każda branża specyficzna. Tymczasem potem okazuje się, że wiele z tych procesów można przeszczepiać pomiędzy firmami i branżami – zwłaszcza, jeśli mamy narzędzie wyposażone w funkcjonalności filtrowania, grupowania, kategoryzowania, o czym wspominałem. Wiele także zależy od poziomów i głębokości, na jaką chcemy zejść w narzędziu. Możemy mieć bardzo skomplikowany i wieloetapowy proces, ale jeśli aplikacja oferuje nam taką konfigurację, to nie potrzebujemy tworzyć jej od nowa.
Zastosowanie dla narzędzi in-house widzę przede wszystkim w sytuacji, gdy mamy naprawdę unikatowe know-how, które chcemy zatrzymać w firmie. Często też stworzenie czegoś wewnątrz organizacji jest tańsze, a przy narzędziu z rynku otrzymujemy wprawdzie atrakcyjną stawkę bazową, ale potem konieczne są poprawki, za które dodatkowo płacimy.
Przy narzędziach in-house’owych widzę jednak ryzyko, że nie zawsze dysponujemy odpowiednimi zasobami wiedzy i umiejętności. Warto jednak budować te kompetencje u siebie, ponieważ jeśli mamy ludzi, którzy potrafią zbudować coś, co rozwiązuje nasz pain point, to można pomyśleć o tym, by wprowadzić nasze narzędzie na rynek. Jest już całkiem sporo firm, które przechodzą w ten sposób na SaaS.
Mówiliśmy już sporo o niezbędnych cechach dobrego narzędzia do pracy. A co według Ciebie dyskwalifikuje aplikację czy soft?
Obserwuję niekiedy decyzje, zwłaszcza w sferze designu, które dla mnie są nielogiczne, niekonsekwentne. Tak jakby dodać opcję A bez zaplanowania opcji B, dalszego ciągu czynności. Na przykład, można spersonalizować sobie szablon raportu, wybrać kolory i layout, ale nie można takie szablonu zapisać do dalszego użytku, za każdym razem trzeba go tworzyć na nowo. Widzę to jako potężną wadę, która wymusza działanie "na okrętkę", kombinowanie i manewrowanie w sofcie. Innym przykładem może być nazywanie projektów i dodawanie prefiksów do ich nazw. Spotkałem się z narzędziem, gdzie można taki prefiks dodać, ale tylko przy kopiowaniu projektu, ale nie przy tworzeniu go od podstaw. Może to brzmi banalnie i jest banalne przy dwóch projektach, ale przy 50 czy 500 trudno się w nich zorientować.
Czy w takich przypadkach warto zgłaszać swój feedback twórcom narzędzi? W końcu i my jako użytkownicy także możemy przyczyniać się do poprawy ich jakości.
Warto to robić. Sam uczestniczę niekiedy w procesie community voting, podczas którego użytkownicy zgłaszają propozycje nowych funkcjonalności. Pamiętam przypadek, kiedy jedna z funkcji została w ten sposób wdrożona po apelu użytkowników z naszej firmy. Feedback pozwala ulepszać i doskonalić narzędzia, choć czasami te zgłoszenia pozostają bez odpowiedzi, co nie najlepiej zresztą świadczy o dostawcy narzędzia. Tu jednak wracamy do kwestii dobrego planowania scenariuszy działań użytkowników, symulacji ich zachowania.
Sądzę też, że im wcześniej zaplanuje się możliwość skalowania narzędzia, tym lepiej się je zbuduje. Jestem zdania, że dobrze myśleć od razu o tym, jak będzie się z narzędzia korzystać w przyszłości i zabezpieczyć potencjał na wzrost. Jak zachowywałoby się narzędzie, gdyby zadań było dwa razy więcej? Im więcej scenariuszy zaplanujemy, tym większa szansa trafić w potrzeby użytkownika.
Podsumuję: elastyczność i piękny design. Im bardziej mogę dostosować narzędzie do siebie, tym lepiej, a jeśli dochodzi do tego przyjemność korzystania, to mamy strzał w dziesiątkę.