Jeśli rozważasz redesign swojej aplikacji biznesowej, może zastanawiasz się, co jest lepsze: zatrudnienie własnego projektanta UX/UI czy wybranie firmy zewnętrznej. Analizujemy zalety i wady obu opcji.
Nie zawsze łatwo jest określić, co będzie bardziej korzystne: zatrudnienie pracownika (lub całego zespołu) czy zlecenie projektu specjalistom UX/UI spoza firmy. Obie opcje mają zarówno plusy, jak i minusy. Ostateczna decyzja zależy od wielu różnych czynników, takich jak złożoność projektu, skala czy wymagana wiedza specjalistyczna (nie wspominając o budżecie). W tym tekście zebraliśmy kilka najważniejszych z nich.
Dlaczego warto wybrać agencję?
1. Ograniczenia dla mniejszych firm
Małe przedsiębiorstwa mogą mieć trudności z rekrutacją utalentowanych projektantów – a co za tym idzie, z dowiezieniem projektu, który będzie miał naprawdę wysoką jakość. Dodatkowo, jeśli projekt jest krótki i trwa np. pół roku, to niełatwo znaleźć kogoś, kogo zatrudnimy tylko na sześć miesięcy.
Zdarza się także, że w organizacji pracuje tylko jeden UX/UI designer. Przy większym projekcie praca w pojedynkę może być bardzo dużym wyzwaniem. Po pierwsze, brakuje możliwości wymiany pomysłów z innymi projektantami, uzupełnienia umiejętności i otrzymania feedbacku. Po drugie, rozbudowany projekt może. okazać się po prostu zbyt duży dla jednej osoby – dlatego zatrudnienie zewnętrznych UX designerów jest w tej sytuacji logicznym posunięciem. Agencja z doświadczeniem poradzi sobie ze złożonym projektem i będzie w stanie zaangażować w niego odpowiednią liczbę osób, a do tego dowiezie rezultaty w określonym czasie.
2. Inna perspektywa i bezstronny user research
Zewnętrzni specjaliści wnoszą do projektu świeżą, obiektywną perspektywę. W przeciwieństwie do zespołów wewnętrznych, nie są zależni od relacji ani hierarchii panującej w firmie i mogą bezstronnie ocenić rzeczywistość.
Zewnętrzne zespoły są też bardziej skłonne do "zaglądania pod każdy kamień", aby dowiedzieć się wszystkiego o procesach i potrzebach użytkowników. Nie mają też oporu przed zadawaniem niewygodnych pytań podczas user researchu. W efekcie mogą przygotować lepsze i skuteczniejsze rozwiązanie, które będzie faktycznie zgodne z potrzebami użytkowników, a jednocześnie będzie wspierało cele biznesowe.
Jeśli interesują Cię metody badań i research UX, więcej możesz przeczytać w artykule o naszym podejściu, nazwanym "BBUD".
3. Szybsze tempo pracy
Agencja, szczególnie specjalizująca się w konkretnej branży lub temacie, może znacznie przyspieszyć realizację projektu. Zamiast miesięcy, projekt zajmie tygodnie – oszczędzisz więc sporo czasu, nawet jeśli jednorazowo wydasz więcej. Co istotne, agencji płaci się za godziny realnej pracy – nie za czyjeś siedzenie i popijanie kawy.
Nawet więc jeśli początkowo ceny usług agencji mogą się wydawać wysokie, ostatecznie tempo prac równoważy ten koszt. Prędzej odczujesz korzyść z redesignu narzędzia – Twoi pracownicy będą działać szybciej i wydajniej.
4. Uporządkowany proces
Każdy proces przeprowadzany wewnątrz organizacji wiąże się z wieloma zmianami. Co chwilę pojawiają się nowe pomysły lub koncepcje, dorzucane są dodatkowe elementy, które wszyscy zaangażowani muszą zaakceptować, przez co projekt ciągnie się w nieskończoność.
W tej sytuacji, zatrudnienie zewnętrznych specjalistów pomaga dokładnie zdefiniować ramy czasowe oraz zakres projektu, a także efektywnie nadzorować realizację zadań. Oczywiście zdarza się, że projekty rozpoczynają się bez z góry określonego zakresu prac – ewoluuje on w trakcie współpracy, a konsultanci dostosowują się do bieżących zmian. Jednocześnie nadal prowadzą projekt według ustalonych założeń, co pozwala na jego terminowe ukończenie.
5. Większe doświadczenie
Agencja zwykle ma na koncie wiele projektów podobnych do tego, który zamierzasz zrealizować. Współpracowała np. z Twoimi konkurentami albo przy podobnych rozwiązaniach w innych branżach. Wykorzystanie posiadanej wiedzy i doświadczenia pozwala bardzo szybko zaproponować dostępne rozwiązania – po prostu nie ma potrzeby odkrywania koła na nowo i wymyślania czegoś, co już istnieje i dobrze funkcjonuje.
Agencje są na bieżąco z trendami i zasadami projektowania, trzymają rękę na pulsie w temacie nowinek technologicznych i stosowanych metodologii. Dodatkowo, oprócz projektantów dysponują często zespołami badaczy, analityków czy specjalistów IT, co zapewnia holistyczne podejście do projektu. UX/UI designer z agencji ma też, mówiąc wprost, kogo poprosić o pomoc w razie potrzeby – a Ty nie ponosisz z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów.
Dlaczego warto wybrać zespół wewnętrzny?
1.Kwestia wiedzy i know-how
Są sytuacje, w których firma ma tak specyficzną wewnętrzną wiedzę, że nadrzędną potrzebą jest zachowanie jej w organizacji. Wówczas lepszym rozwiązaniem może być zaangażowanie własnego zespołu. Dodatkowo, jeśli projekt jest duży i rozciągnięty w czasie, możesz obawiać się, że agencja po prostu w pewnym momencie zakończy prace i "zostawi Cię na lodzie" – bez dokładnej wiedzy o utrzymaniu czy rozbudowie systemu. Dlatego budowanie bazy wiedzy o narzędziu równolegle z budowaniem samego narzędzia jest takie ważne – więcej o tym pisaliśmy w tym artykule.
2. Poczucie zaufania i bezpieczeństwa
Niektóre organizacje wybierają pracę nad narzędziem wewnątrz firmy, bo chcą mieć pewność co do poufności procesów i dokumentacji. Wówczas nie trzeba udostępniać nikomu żadnych plików i można w pełni kontrolować środowisko pracy. Jeśli zlecasz projekt ludziom, z którymi pracujesz od lat, masz większy komfort i zaufanie niż przy pracy z kimś spoza firmy. Nie musisz też nawiązywać i rozwijać nowych relacji, przez co współpraca może być dla Ciebie łatwiejsza i bardziej intuicyjna.
3. Zgodność z kulturą firmy
Niekiedy można mieć wątpliwości, czy styl pracy agencji będzie odpowiadał wartościom i dynamice Twojej organizacji oraz czy współpraca będzie przebiegała bezproblemowo. Na przykład, agencja będzie naciskać na częste spotkania i szybkie decyzje, co może być zupełnie niezgodne z kulturą organizacji. Może się też zdarzyć, że sposób komunikacji jest zupełnie inny niż ten, który przyjęliście w firmie – i takie potencjalne zderzenie odmiennych poglądów i stylów może skłonić do wybrania wewnętrznego zespołu.
4. Złożoność, rozmiar i czas trwania projektu
Wewnętrzny zespół może być również dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy plan projektu zakłada okres realizacji wynoszący kilka lat, a Ty wiesz, że potrzebujesz dwóch lub trzech UX/UI designerów. W takim przypadku zatrudnienie pracowników jest rozsądnym wyborem i wpisuje się w oczekiwania potencjalnych pracowników, dając im poczucie stabilizacji i możliwości rozwoju w firmie.
Co więcej, biorąc pod uwagę aspekt finansowy, zbudowanie wewnętrznego zespołu na taką skalę często okazuje się bardziej opłacalne niż zatrudnienie agencji – pod warunkiem, że ludzie zaangażowani w projekt zostaną w organizacji.
A może podejście hybrydowe?
Dziś częstą praktyką jest przyjęcie modelu hybrydowego, który łączy mocne strony zespołów wewnętrznych i zewnętrznych. Ta strategia sprawdza się, gdy mamy potrzebę skalowania zespołu i wyposażenia go w dodatkową wiedzę. Dzieje się tak zazwyczaj w dwóch przypadkach. Pierwszym z nich jest sytuacja, kiedy zespół wewnętrzny jest przeciążony pracą i nie ma przestrzeni na realizację dodatkowych projektów. Drugim – kiedy złożoność projektu wykracza poza wiedzę zespołu wewnętrznego.
Rozbudowanie zespołu pozwala wzbogacić go o dodatkowe umiejętności i specjalistyczną wiedzę – a przy odpowiednim podejściu można łatwo zintegrować kompetencje zespołów zewnętrznych i wewnętrznych. Warto pamiętać, że celem działania firmy zewnętrznej nie jest ocena pracy Twoich ludzi, ale wsparcie i pomoc w lepszym zrozumieniu potrzeb końcowego użytkownika. Nie chodzi o podważanie wysiłków wewnętrznego zespołu, ale wspólne sprostanie wyzwaniu i poprawę doświadczenia użytkownika, a co za tym idzie – zwiększenie jego zadowolenia i zaangażowania.